Vous serez capable de :

Objectif :

Découvrir les fonctionnalités avancées d’Outlook et les outils de
collaboration

Public :

Pré-requis :

Utiliser les fonctionnalités courantes d’Outlook

Programme :

1- Présentation de l’environnement Outlook
L’organisation d’Outlook : les différents dossiers

2- La préparation et l ’envoi d ’un message
Conseil sur la rédaction de message (minuscules, majuscules, smileys…). Mise en forme du message
Le choix des destinataires. Enregistrer le message en brouillon
Joindre un fichier bureautique dans le corps du message. Conseil sur les tailles de fichiers
Les options principales : l’importance et les accusés de réception et de lecture…
Les indicateurs de suivi. Prévoir une signature automatique

3- Le traitement d ’un message reçu
Enregistrer un fichier bureautique reçu par message. Apporter une réponse au message
Transférer le message vers une tierce personne
Créer des dossiers de classement. Ranger manuellement un message
Modifier l’affichage de visualisation des messages. Créer des vues
Utiliser l’assistant gestion des messages pour trier automatiquement les messages

4- Délégation et publication
Créer un dossier dans les dossiers publics – Gérer les droits utilisateurs
Publier un message dans les dossiers publics
Déléguer sa messagerie. Définir des droits

5- Le gestionnaire d ’absence
Prévoir un message d ’avertissement en cas d'absence du bureau

6-Paramétrage de la messagerie
Le menu Outils - Options : choisir le principe d ’avertissement des messages reçus
Choisir l'éditeur de messagerie par défaut (avantages et inconvénients de la messagerie Word)
Traiter le dossier « éléments supprimés »
Archiver sa messagerie

7- Le carnet d’adresses
Alimenter le carnet d’adresses et créer des listes de distribution
Rattacher des contacts à des catégories

8- Le calendrier
Rendez-vous, évènements uniques ou périodiques
Organiser des réunions : utiliser les boutons de vote
Effectuer des recherches (participants, organisateur, mots-clefs, catégories…)
Paramétrer le calendrier (la semaine de travail, les jours fériés…)
Imprimer

9- Déléguer
Mettre en place une délégation. Définir les permissions du délégué
Ouvrir un dossier délégué
L’afficher en permanence dans sa propre liste de dossiers
Partager un dossier

10- Publier des informations
Créer des dossiers publics
Définir les droits des utilisateurs
Créer et publier un élément

11- Les tâches
Créer, déléguer, suivre l’état d’avancement
Le journal
Le paramétrer
Suivi des activités bureautique grâce au journal

12- Les tâches
Créer, déléguer, suivre l’état d’avancement

13-Le journal
Le paramétrer
Suivi des activités bureautique grâce au journal

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